Стратегии за подобряване на работния процес

/част 1/

Имате ли отговорността за надзора над работата на другите? Ако е така, вие знаете, че служителите не винаги правят това, което вие искате да направят. От една страна, те действат като че ли те са компетентни професионалисти. От друга страна, те се бавят и пропускат срокове, и се оправдават с чакане на инструкции. Те обвиняват другите, когато работата им е неуспешна. И най-лошото от всичко е, че служители стават отбранителни и невъзприемчиви, когато се опитате да ги обучите за успешно подобряване на постиженията чрез отлична, целеполагаща стратегия.

И така, какво трябва да направи ръководителя? Подобряване на постиженията е ваша задача. Трябва да се започне с намирането на точната причина, защо служителят не отговаря на вашите очаквания. Може би служителят не е наясно за това, което вие искате да направи. Той може да няма време, средства, талант, обучение, или темперамент, необходими за ефективното изпълнение на възложената работата.Той може да не се съгласи с вашите изисквания и очаквания. Съответно вие няма да разполагате с истински ангажирани служители, докато не определите какво не е наред с функционирането на работника или служителя.

Диагностика на проблемите и възможностите за подобряване на работния процес
Когато един служител се провали при по време на работа, би трябвало да си зададем въпроса: "Какво в работа на системата причинява провала на човека?" Най-често, ако работникът или служителят знаят какво точно се изисква от тях и какви са конкретните им задачи – отговорът на въпроса е: време, инструменти, обучение, темперамент и талант. Най-лесното за решаване, което е и това, което успява да задържи и да върне ентусиазма на служителя са: инструментите, времето и обучението. Служителите трябва да имат средства, време и обучение, необходими за да вършат работата си добре - или те ще отидат при работодател, който ги предоставя.

Въпроси към подобряване на работния процес
Това са основните, ключови въпроси, на които вие и всеки служител не бихте искали да отговаряте за диагностиката на проблеми, които водят до необходимостта да се търси подобряване на ефективността.
Този контролен списък с въпроси за подобряване ефективността на служителите обаче ще помогне на диагностиката на проблема с резултатите.
· Какво в работа на системата причинява провала на човека?
· Дали служителя знаете точно какво точно искате да направи? Той знае ли целите и очакваните резултати? Дали той вижда същата картина, която имате за крайния резултат?
· Има ли служителят доверие в своята компетентност за изпълнението на задачите, свързани с целта? (В моя опит, бавенето много често е резултат на това, че на даден служител липсва доверие в способността му да постига необходимите резултати. Или забавянето може да се дължи на претоварване с размера на задачата.)
· Дали служителя ефективно практикува управлението на работния процес? Като пример, успява ли да раздели голяма задача на малки парчета изпълними действия? Има ли метод за проследяване на напредъка на изпълнението на задачата и To-Do списък?
· Начертали ли сте критичния път за работа на работника или служителя? Това е идентификацията на основните моменти (и препятствия) в проекта, в които искате обратна връзка от служителите. Поддържате ли ангажимент да провеждате срещи, на които се предоставя тази обратна връзка?
· Дали служителят има подходящите и необходими хора, работещи с него или екип за изпълнение на проекта? Другите членове на екипа, изпълняват ли техните ангажименти и ако не, има ли нещо, което работникът или служителят може да направите, за да им помогне?
· Дали служителят разбира как неговата работа се вписва в по-голямата схема на нещата във фирмата? Дали тя оценява стойността на работа му като част от успеха на компанията?
· Дали служителят е наясно какво представлява успеха във вашата компания? Може би той смята, че това, което той допринася е добро дело, а вие сте един придирчив, прекалено-управленски кадър.
· Дали служителите се чувстват ценени и признати за работата, която допринасят. Дали те се чувстват справедливо обезщетени за този принос?

Честните отговори и правилното разбирането на тези въпроси относно подобряването на постиженията дава възможност на мениджърите да помогнат на служителите, както при изпълнението на ежедневните задачи, така и при евентуално израстване. При изпълнението на тези стъпки и отговорите на тези въпроси в посока подобряване на постиженията, на работника или служителя може да се помогне да успее. Подобряване на работата е най-доброто средство, което трябва да насърчава и изгражда успеха на служителите на работното място.