ПРОГРЕСИВНАТА ДИСЦИПЛИНА (ч.3)

Ръководство за ефективни дисциплинарни действия


Никой служител не иска да чува, че представянето му е по-ниско от очакваното. Обаче след консултации и обучение от мениджъра, ако няма подобрение, писмените дисциплинарни действия трябва да започнат - за да се защитят както интересите на компанията, така и тези на останалите служителите.
Естествено служителите се чувстват неудобно при акцептирането на дисциплинарни мерки, като например порицание. Те са притеснени, когато мениджъра им казва, че работата им дава основание за устно предупреждение, стъпка преди писмени дисциплинарни действия.
Обикновено мениджърите се чудя защо служителите не просто не направят усилия да подобрят резултатите си, тъй като тежестта на дисциплинарни действия прогресира. Един ефективен и комуникативен процес при дисциплинарните действия би трябвало да държи служителя информиран и отчитащ всяка стъпка от пътя.
Много мениджъри не харесват дисциплинарната част от тяхната работа. В действителност, в повечето от правените проучвания, мениджъри поставят уволнението на служител в горната част на списъка от действията, в които те най-мразят да играят роля. Мениджърите биха предпочели да прекарват времето си в дейности, като поставяне на цели, преглед на напредъка, както и премахване на пречки в опита на служителите, полагайки усилия да приключат работата си (очаквайте скоро и разработка по темата за „Целеполагането – предимства и недостатъци, методи и грешки”).

Цели и развитие в дисциплинарните действия

От гледна точка на фирмата, порицанието на служителя показва, че компанията работи със служителя, за да му помогне да подобри представянето си. В същото време, компанията документира, чрез писмените дисциплинарни мерки, увеличаване на незадоволителните постижения в работата на служителите. Писменото порицание към служителя показва, че той е бил информиран както за проблемите с неговата производителност, така и за техните последствия, ако не предприеме мерки за коригирането и.
Ако прекият ръководител вярва, че работникът или служителят може да подобри своята производителност, по всяко време ,в рамките на предприетите дисциплинарни действия, и то още преди първото писмо за порицание, ръководителят може да предложи на служителя „План за Подобряване на Постиженията” (ППП - е една по-официална документна форма с целите, очакванията към служителите и срокове за изпълнение. Това е възможност на прекия ръководител да постави ясни критерии за работа и очаквания от производителността на незадоволително представящите се служители) (Формата на ППП, както и примерни варианти ще разгледаме подробно в някоя от следващите статии).
Дисциплинарни действия, като например порицание на служител, могат да бъдат печеливши само ако работникът или служителят вземе под внимание съобщението. Ако постигнем това значи компанията и мениджърът ефективно са защитили интересите на работниците и служителите, които се представят задоволително. Целта е да се предотврати негативно влияние върху добре представящите се служители, чиито морал е засегнат от служител, който не си върши работата.

На какво трябва да обърнем внимание при дисциплинарните действия към служителите

Като средство за комуникация със служителите, порицанията на служителите трябва да бъдат справедливи. Работодателите трябва да са сигурни, че използват инструмента по подходящ начин и че съществуват определени условия за ефективното му и успешно използване.

• В трудовата характеристика на служителя трябва да бъде описан точно обхвата на дейността, за която работникът или служителят получава порицание. Ако проблемът в представянето се случва в неупоменати функции на дейност, това се нуждае от взаимно уточнение или пренаписване на длъжностната характеристика.
• Порицанието на служител трябва да се обвърже с подходящи дисциплинарни действия, описани в наръчник на служителя. Добре написан „Наръчник на служителя” предполага потенциал при дисциплинарните действия, но позволява на работодателя и ширина, в зависимост от обстоятелствата на действията при изпълнението на задачите от служителя (Формата, значението, както и примерни варианти ще разгледаме подробно в някоя от следващите статии). Дисциплинарни действия не трябва да бъдат предварително дефинирани или строго определени. Списък на необходимите дисциплинарни действия спъва способността на работодателя да отстрани служител, който не се представя задоволително.
• Минали практики на компанията, в подобни ситуации с други служители, трябва да бъдат в съответствие с настоящото порицание на служителя. Несъвместимост в основанията при налагането на дисциплинарни мерки създава потенциал за обвинения в дискриминация, личностни отношения и значително намалява (в някои случаи дори обезмисля действията на работодателя).
• Степента или вида на предприетите дисциплинарни действия трябва да отговарят на реалното представяне на служителите.

Най-важното в случая, освен съгласуваността в подобни ситуации, е да се стремим да направим дисциплинарни действия такива, че наказанието да съответства на "престъплението".
Порицание към даден Служител, което се използва по подходящ начин, като част от серия от дисциплинарни действия, може да помогне на един служител да подобри своята производителност и да се присъедини отново към редиците на добре представящите се служители. (Как да напишете подобно порицание към служител ще разгледаме подробно в някоя от следващите статии)

ПРОГРЕСИВНА ДИСЦИПЛИНА (ч.2)

Прогресивна дисциплина



Прогресивната дисциплина е процес за справяне със свързано с работата поведение, което не отговаря на очакваните и приети стандарти. Основната цел на прогресивната дисциплина е да се помогне на служителя да разбере, че има проблем в работата, както и че има възможности за подобрение на резултатите.
Процесът изисква полагането на известни и по-официални усилия от ваша страна за предоставяне на обратна информация към работника или служителя, така че той или тя да може да разбере и отстрани проблема. Целта на прогресивната дисциплина е да се подобри производителността на служителите.
Процесът на прогресивната дисциплина не е предназначен за наказание, а да съдейства на служителя за преодоляване на проблемите с производителността и отговаряне на очакванията за неговата работа. Прогресивната дисциплина е най-успешна тогава, когато помага на индивида да стане ефективно действащ член на организацията.
Все пак ако не успеете да се справите успешно с тази задача, прогресивната дисциплина позволява на вас и организацията да можете справедливо, макар и със значителна документация, да прекратите трудовото правоотношение на служители, които са неефективни и не желаят да се подобрят.
Сигурен съм, че всеки от вас, който се занимава или ръководи персонал познава най-типичните стъпки в системата на прогресивната дисциплина.
• Разговори със служителя относно неговото представяне и установяване на неговото разбиране за изискванията. Установява се дали има някакви проблемни точки, които допринасят за лошото представяне, които не са непосредствено очевидни за ръководителя. Решаване на тези въпроси, ако е възможно.
• устно порицание на служител за слабото му представяне.
• Предоставяне на писмено и устно предупреждение в досието на служителя, с цел подобряване производителността му.
• Освобождаване на лице, което отказва да се подобри.
Това, което искам да споделя с вас тук са всички други варианти на прогресивно дисциплинарни мерки, използвани в световен мащаб от мениджмънта, които биха могли да ви бъдат от полза, с успех, в ежедневната ви дейност на ръководители.

Видове прогресивно дисциплинарни мерки:
- Ръководство за ефективни дисциплинарни действия
- Описание на прогресивната дисциплина
- Прогресивно дисциплинарна форма за обръщане на внимание: Формуляр за Дисциплинарно Предупреждение
- Порицание на служител
- Писмо за Порицание (форма)
- План за подобряване на постиженията
- Порицание за дисциплинарни действия / бездействия
- Устно предупреждение
- Запознаване с последващи дисциплинарни действия
- Консултиране или обучение по време на работа
- Документация в писмен вид - доказателството за дейността на служителя
- Насърчаване на самодисциплина!
- Как да управляваме служител-безделник
- Как да уволним служител
- Как да уволним със състрадание и отношение
- Лоши взаимоотношения ли са причината да уволним служител?
- Отсъствие и разтакаване
- Отсъствията и политика на отсъствията
- Уволнение на служител - кой е най-добрият ден за уволнение на служител и защо?
- Развиване на присъствена политика и политика на отсъствията
- Примерно писмо за прекратяване на трудовите взаимоотношения поради определена причина

Очаквайте скоро „Ръководство за ефективни дисциплинарни действия”

ПРОГРЕСИВНА ДИСЦИПЛИНА (ч.1)

Ежедневното управление

на постиженията

на служителите

Здравейте, приятели, колеги и съмишленици!



Наскоро попаднах (ровейки се из глобалната мрежа на един блог: http://www.marketingburkan.com/, който ме накара да разгледам и прочета някои интересни книжки (както споделя авторката на блога, която е направила прекрасни резюмета на книгите – „Горещо Ви препоръчвам да прочетете тези книги!”), за което пък аз искрено и благодаря!.

Но всъщност и аз и вие знаем, че в „живия” живот (особено в България) нещата се случват „малко” по-различно. Именно за това си позволявам да предоставя на вашето внимание малко по-прагматични материали, касаещи нашето работно ежедневие. Повечето от материалите са взети от http://humanresources.about.com/, като освен да ги преведа съм се опитал и да добавям коментари и идеи, които да ги направят по-достъпни за нашия начин на мислене, т.е. в една поредица от статии ще се опитам да давам примери от западния мениджмънт, пречупени през призмата на моя личен управленски опит, опитвайки се да ги напасна към нашата действителност.
Не само защото, както казва Ричард Брансън в книгата си „Бизнес отвъд ограниченията“ :
„Мениджърите често приемат, че всичко е въпрос на заплащане, но това е мързелив начин на мислене. Да, парите са важни… Но хората напускат, защото самите те не се чувстват добре. Чувстват се отхвърлени и пренебрегнати. Смятат, че способностите им не се използват пълноценно… Следователно – трябва ли мениджърите да слушат повече служителите си? Със сигурност няма да им навреди!“
„Живеем веднъж, а по-голямата част от времето си прекарваме в работа, затова е жизненоважно да имаме правото да я харесваме. Едно от най-големите удоволствия на живота е да се занимавате с нещо, което обичате, но някои от водещите фигури в бизнеса като че ли са решени да не допуснат това в никакъв случай.“
Или пък какво казва Питър Фиск в „Гениален маркетинг“:
„Нашите клиенти са поканени на парти гости, където ние сме домакините. Нашата задача е всеки ден да правим малко по-добър всеки важен аспект на преживяването на клиента… и ако им се дава чудесно преживяване, клиентите си казват за него един на друг“.
или Лари Уингет (който нарича сам себе си „питбулът на личностното развитие“, в книгата си „Не се скатавай! Работи!“):
Уроци на Лари Уингет за бизнес мениджъри:
• Постави високи очаквания пред всеки служител. Разяснявай добре тези очаквания. Управлявай според тях. Проверявай това, което очакваш.
• Бъди решителен.
• Не се тревожи дали те харесват. Направи така, че да те уважават.
• Плащай добре на хората. Никога не се ебавай с парите им.

• Ако нещо не е наред, оправи го бързо, иначе проблемът ще порасне и ще се разпространи.

• Сделката си е сделка. Спазвай дадените обещания на клиенти и служители.

• Уволнявай хората, когато трябва да бъдат уволнени. Не чакай прекалено дълго, не се съмнявай в преценката си.

• Никога не толерирай посредствеността!

• Не усложнявай нещата. Когато нещо започне да става прекалено сложно, спри, опрости го и започни отново.
„Уроци на Лари Уингет за търговци”:
• Изглеждай успял. Хората искат да купуват от успели хора.

• Бъди дружелюбен. Хората обичат да купуват от приятни хора. Бъди професионален, любезен, почтителен и дружелюбен!

• Питай. Не продаваш достатъчно, защото не питаш достатъчно.

• Бъди наблюдателен. Обръщай внимание какво купуват хората, как и кога го купуват. Наблюдавай как продават конкурентите. Учи се от грешките им, не ги копирай!

• Циркулирай. Общувай с хората. Не бързай да се представяш и да продаваш. Ако те харесат, хората сами ще поискат да купят от тебе!

• Продавай сега. Ако имаш клиент сега, направи сделката веднага. Вземи парите от ръцете му, докато въодушевлението му е голямо.

• Бъди честен. Особено когато е трудно. Ако продуктът ти не прави нещо, кажи го на клиента. Не увъртай, не замазвай, просто кажи истината!

• Доставяй повече, отколкото си обещал.

• Резултатите са всичко. Те никога не лъжат! ”

Да-а! Страхотни мисли! Сигурен съм, че повечето от вас, които се занимават с управление, подсъзнателно ги знаят. Но дали наистина ги използваме в ежедневната си работа? Аз лично наистина смятам, а и с всяка година натрупан опит се убеждавам, че управлението на ефективността на служителите всеки ден е ключът към ефективната система за управление на постиженията и тяхното изпълнение. Поставянето на цели, уверявайки се, че очакванията ви са ясни и са разбрани правилно, осигуряването на обратна връзка след изпълнението на поставените задачи често помага на хората да изпълняват най-ефективно функциите и задачите си.

Доколкото ми позволяват ежедневните дейности и свободното време ще се опитам да ви запозная с опита на водещите специалисти в областта на мениджмънта и човешките ресурси по отношение на тези дисциплинарно прогресивни методи.Ще се опитам да научите повече за управлението на ефективността или т.нар. в съвременните мениджърски среди:

Прогресивна дисциплина

следва продължение....

Годишни разговори

(или какво препоръчват

специалистите от karieri.bg)

Предстои ви среща с началника, за да обсъждате вашата работа през миналата година и плановете за тази? Нищо чудно, че сте напрегнати. Между декември и март по подобен начин се чувстват хиляди служители, тъй като по това време обикновено се провеждат т.нар. годишни оценки на представянето.

Защо повечето хора отиват на тези разговори с неприятно чувство? Най-често защото очакват или "набиване на канчето", или формален разговор, след който нищо няма да се промени.

Какво да направите, за да отидете спокойни и уверени на годишния разговор с началника?

Преди разговора:

- Освободете си време. Избягвайте стресиращи срещи преди и след годишния разговор за оценка на представянето ви.

- Подгответе се старателно като за интервю за работа. Рядко ще имате шанса да говорите с началника си толкова дълго и подробно.

- Прочетете указанието за провеждането на годишните срещи за оценка на представянето, ако има такова. Ще ви помогне да се ориентирате какво ви очаква, особено ако ви е за първи път.

- Формулирайте цели. С кои проекти и задачи сте се справили успешно, при кои нещата не са вървели толкова добре? Какви са били причините? Какво можете да направите вие и вашият началник, за да се избегнат подобни ситуации в бъдеще? Как виждате собственото си развитие във фирмата? Формулирайте собствените си амбиции така, че да стане ясно каква ще е ползата за компанията, ако те се реализират.

- Упражнявайте се. Премислете всички въпроси, споменати по-горе, скицирайте отговорите и вашите аргументи в случай, че очаквате началникът ви да изрази несъгласие или недоволство. Запишете си основните неща, които искате да му кажете, за да не пропуснете нещо важно.

По време на разговора:

- Направете си равносметка. Ако началникът ви се отнася сериозно към годишната оценка, той при всички случаи ще иска да знае с какви задачи сте се занимавали през миналата година. С кои от тях сте се справили и какво има нужда от подобрение?

- Изразете мнение. След като началникът ви обясни какви цели си поставя фирмата за предстоящата година и как вие можете да помогнете за тяхното осъществяване, вие самият трябва да изразите позиция. Споделяте ли мнението, което вашият ръководител има за вас? Смятате ли поставените цели за реалистични и достатъчно конкретни? Попитайте, ако някои детайли не са ви ясни.

- Очертайте рамка. Много рядко една година протича точно както е планирана. Промяна в цените на суровините или във валутния курс могат да разбият годишните цели на пух и прах, без вие да имате вина. Затова изяснете рамковите условия, при които вие ще трябва да постигнете поставените ви цели за предстоящата година. Какви промени са възможни при непредвидени обстоятелства?

- Представете идеите си. Разкажете на началника си свои идеи, които биха могли да дръпнат фирмата напред и уточнете къде виждате собствената си роля в тяхната реализация. Най-добре е да направите това, преди мениджърът да ви подкани. Така ще демонстрирате инициативност.

- Споделете очакванията си. Говорете за проекти, които ви интересуват. Към тях спадат също мерки за повишаване на квалификацията или шансове за изкачване по кариерната стълбица.

- Не спестявайте неприятните теми. Те също трябва да бъдат обсъдени. Няма нищо лошо да критикувате началника си, стига обаче да спазите добрия тон и правилото: критикувайте постъпката или поведението, не човека. Ако пък мениджърът критикува вас и вие смятате това за несправедливо, не го премълчавайте.

- Не говорете за заплатата. Не смесвайте разговора за годишната оценка на представянето с преговорите за пари. Ако искате да обсъдите възнаграждението си, по-добре използвайте случая да си насрочете отделна среща.

След разговора:

- Направете си равносметка. Премислете отново целия разговор. Кое в него е преминало добре, кое - не толкова? Доволен ли сте?

- Помолете за кратка допълнителна среща, ако въпреки старателната ви подготовка сте пропуснали да поставите важен въпрос.

- Прочетете внимателно протокола от срещата, преди да го подпишете, ако се прави такъв. Това е важно, тъй като този документ ще бъде основа за следващата годишна оценка на представянето ви. Ако си спомняте по друг начин някои детайли от разговора, кажете, за да бъдат коригирани.

И накрая, но не на последно място:

- Похвалете началника си, ако сте доволен от разговора - всеки се радва на позитивна обратна връзка.